Cómo documentar su colección de vinos

Concepto

Documentar una colección de vinos no es ciencia espacial y no tiene por qué ser tedioso; debe ser una tarea divertida y fácil. El proceso es simple, y cualquier persona con lápiz y papel, o una computadora, puede hacerlo de manera efectiva. La documentación adecuada permite a los amantes del vino mantener su inventario en orden, de modo que cuando necesiten encontrar una botella en particular en el proverbial pajar, sea fácil hacerlo.

Este proceso es relativamente fácil si tiene menos de cien botellas de vino para organizar o si su colección de vinos es de cientos o miles. El proceso de documentación del vino implica los mismos principios ya sea que la bodega sea grande o pequeña. Piense en ello como organizar una biblioteca. Ya sea que haya pocos libros o muchos estantes, se deben organizar en orden, utilizando ciertas filas y ciertos pasillos para facilitar la búsqueda de lo que necesita de manera rápida y eficiente. Esta guía le ayudará a encontrar las mejores formas de documentar su colección de vinos.

Proceso

Los entusiastas del vino con grandes colecciones siempre deben buscar el método más conveniente para documentar sus vinos. Un método popular es usar un software de computadora que gestione la ubicación del vino en la bodega. Los programas de software como WineBanq, The Wine Cellar Book, The Uncorked Cellar, Cellartracker hacen que la gestión del vino sea relativamente fácil. Las versiones de prueba gratuitas de estos programas de software suelen estar disponibles, pero las versiones de prueba suelen ofrecer una funcionalidad muy limitada y/o una eventual caducidad.

Un método de documentación de baja tecnología es mediante el uso de hojas de cálculo electrónicas. Los programas de hojas de cálculo más populares son Microsoft Excel, Google Docs Spreadsheets (gratis), OpenOffice Spreadsheets (gratis) y Zoho Sheets (gratis). Usando un formato de hoja de cálculo, uno llena las columnas con etiquetas descriptivas para cada vino. Las columnas obligatorias incluyen: número de fila de bodega, número de ubicación dentro de cada fila de bodega, viñedo, descripción de la etiqueta, cosecha, variedad de uva, país, región, ubicación, clasificación, bebida desde la fecha, bebida hasta la fecha, clase, fuente, costo y valor estimado . Las columnas más importantes para fines de inventario son las dos primeras: número de fila de bodega y número de ubicación dentro de cada fila de bodega. Estos números indicarán la ubicación exacta de cada botella de vino en la bodega (u otra ubicación de almacenamiento). Al numerar meticulosamente cada fila física y cada celda física dentro de cada fila, y luego hacer coincidir estas ubicaciones físicas en la hoja de cálculo, contabilizar todas las botellas es rápido y fácil.

Sea cual sea el método que utilice para documentar su inventario de vinos, haga una copia impresa física de toda la información para una auditoría manual y un registro en papel. Encontrar un sistema que funcione y apegarse a él meticulosamente es clave para el éxito organizacional.

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